Головна / Блог / Инвойсинг: как работает и где используется?

Инвойсинг: как работает и где используется?

Сегодня онлайн-шоппинг актуален для многих граждан стран постсоветского пространства, а также Европы и Америки. Заказ товаров или услуг с мгновенной безналичной оплатой гарантирует преимущества для покупателя и продавца. При этом финансовые транзакции безопасны, комфортны и быстро выполняются. Для индивидуальных предпринимателей, представителей малого, а также среднего бизнеса это способствует привлечению клиентов, увеличению объемов оборота.

Физические лица, которые предпочитают покупки онлайн, доверяют платежным системам. Они являются третьей стороной, гарантом отсутствия мошеннических факторов. Для комфорта покупателей используют опцию электронного инвойсинга, которая сегодня подходит маленьким магазинам, крупным торговым площадкам, оптовикам, ритейлерам.

 

Инвойсинг: что это?

 

Понятие «инвойсинг» произошло от английского языка. Invoice переводится как накладная или счет-фактура. В международной экономике электронный инвойсинг означает выставление покупателю счета при осуществлении онлайн-оплаты. Современные системы выполняют процедуры посредством отправления СМС на мобильный номер, мессенджеров, электронной почты, а также других каналов связи. E-Invoicing используют для формирования:

  • платежных реестров;
  • счетов-фактур;
  • накладных;
  • заказов на выполнение работ или услуг, доставку товаров;
  • документации на оплату;
  • соглашений, дополнений к договорам;
  • актов приема-передачи, сверок, а также других видов финансовой документации.

Формирование документов на оплату происходит в личном кабинете продавца, который представлен на сайте агрегатора. После окончания процедуры данные отправляются покупателю. Обязательно в сгенерированном счете указывается ссылка на платежный сервис, где выбирается комфортная методика перечисления средств продавцу.

Финансовые транзакции обрабатываются исключительно процессинговым центром. Средства зачисляются на указанные реквизиты. Обязательно система уведомляет покупателя о завершении операции перевода средств на счет продавца.

 

Кто использует инвойсинг?

 

E-Invoicing (электронный инвойсинг) – актуальный инструмент для малого, среднего бизнеса, а также индивидуальных предпринимателей. Формирование электронных документов с помощью этой технологии подходит для собственников интернет-магазинов, например, в социальных сетях. Такие торговые платформы не имеют полноценного сайта, но позволяют посетителям покупать любые товары или заказывать услуги онлайн.

Зарегистрированные пользователи Facebook, Vkontakte, Instagram часто организовывают интернет-магазины. Но перевод оплаты с банковской карты на реквизиты продавца не всегда вызывает доверие, особенно учитывая увеличение интернет-мошенничества. Этот способ осуществления финансовых транзакций при онлайн-шоппинге может быть некомфортным для покупателя. Например, отсутствует способность использовать электронные деньги. Инвойсинг для небольших интернет-магазинов является эффективным решением. Это способ предложить покупателям безопасные финансовые операции, комфортный безналичный расчет.

Е-Invoicing также подходит предпринимателям, работающим над развитием своего бизнеса, фрилансерам, в том числе копирайтерам, web-разработчикам, переводчикам, репетиторам, дизайнерам. Онлайн-инвойсинг позволяет индивидуальным предпринимателям легко сформировать счет за собственную работу и направить его заказчикам. Использование этой технологии не сопровождается необходимостью в предоставлении персональных данных фрилансером.

Онлайн или коммерческий инвойсинг подходит для облегчения работы медицинских организаций, клиник, интернет-магазинов, бирж фриланса, а также других видов бизнеса. Часто эту методику формирования платежных документов используют крупные проекты электронной коммерции, представители малого или среднего бизнеса, туристические агентства, компании-реализаторы билетов, образовательные организации. Онлайн-инвойсинг также подходит для фирм, которые предпочитают безналичный расчет с иностранными партнерами (юридическими, физическими лицами).

 

Принципы работы инвойсинга

 

Владельцам бизнеса для подключения онлайн-инвойсинга потребуется обратиться к агрегаторам. Некоторые финансовые системы предлагают собственным партнерам опцию формирования электронных документов по умолчанию. Генерировать счет можно исключительно после активации опции, например, через подтверждение существования продающего профиля в социальной сети или иного торгового ресурса.

Формирование электронного инвойса выполняется в личном кабинете на сайте платежного агрегатора. Принцип функционирования e-Invoicing описывается такими этапами:

  • продавец заполняет форму, вводит информацию о заказанных товарах или работах, данные по кассе, сумме платежа;
  • генерируется ссылка на платежный документ;
  • информация отправляется любым выбранным способом: через мессенджеры, социальные сети, электронную почту или СМС;
  • после получения уведомления заказчик нажимает на ссылку для переадресации на сайт стороннего агрегатора;
  • в специальное поле вводятся реквизиты банковской карты, выполняется оплата за заказанные услуги, работы или товар;
  • после обработки деньги зачисляются на реквизиты предпринимателя (карточный или расчетный счет продавца).

За функцию генерации счетов-фактур на оплату заказов платежные системы взимают комиссию. Размер вознаграждения может учитываться в тарифе на сотрудничество с агрегатором или представляется отдельно. Для комфорта владельцев интернет-магазина или предпринимателей, которые предлагают частные услуги, оператор создает детализированную инструкцию. Документ рассказывает, как корректно генерировать счет-фактуру, накладную.

Онлайн-инвойсинг также предлагает:

  • Автоматическую конвертацию. Выставление платежного документа в международной валюте, например, в евро, американских долларах, может сопровождаться получением средств в национальной.
  • Аккумулирование истории сформированных счетов.
  • Блокировку суммы на банковской карте заказчика, клиента без мгновенного перечисления на реквизиты интернет-магазина.
  • Массовое формирование большого количества платежных документов, например, относительно покупателей одного товара. Продавец загружает одним файлом данные по заказчикам в личный кабинет на сайте агрегатора. Платежная система автоматически генерирует счет, направляет информацию пользователям.
  • Контроль финансового состояния предпринимателя. Изменение данных, баланса осуществляется мгновенно онлайн. Технология анализирует поступления денег, сохраняет финансовые отчеты в любом комфортном формате.

Часто операторы предлагают бесплатное подключение опции, но с последующим взиманием комиссии. Размер вознаграждения зависит от оборотов компании, вида деятельности, а также других факторов. Процедура подключения электронного инвойсинга у каждого поставщика услуг представлена по-разному. Она включает такие стадии:

  • регистрация на сайте платежной системы;
  • заполнение заявки с указанием e-mail, регистрационных сведений, статуса предпринимателя;
  • заключение договора о сотрудничестве;
  • интеграция в личный кабинет информации о карточном или расчетном счете, открытом для ведения коммерческой деятельности;
  • загрузка или передача персональных данных предпринимателя для прохождения верификации личности, например, лицензии, выписки из реестров, документа о государственной регистрации, банковских справок; оператор в течение 24 часов выполняет проверку сведений, а также активацию приема онлайн-платежей;
  • интеграция платежной системы на торговую площадку.

Некоторые агрегаторы предлагают демоверсию или функцию тестирования опции. Это позволяет владельцам интернет-магазинов, индивидуальным предпринимателям, крупным юридическим лицам изучить функционал ресурса.

E-Invoicing подходит малому и среднему бизнесу с небольшим объемом оборота, а также крупным организациям. Платежные агрегаторы обеспечивают подключение функции онлайн-инвойсинга через web-интерфейс, интеграцию в систему учета компании. Подпись документов, генерируемых крупными торговыми платформами, выполняется электронным способом. Это подтверждает юридическую силу платежного документа.

 

Минусы и преимущества инвойсинга

 

E-Invoicing гарантирует многие преимущества для продавцов, исполнителей (мерчантов), а также заказчиков. Такой метод формирования электронных платежных документов характеризуется:

  • Комфортом. Для выставления счета-фактуры или накладной достаточно использовать контактный номер телефона или актуальный электронный адрес клиента.
  • Присутствием двух режимов формирования. Владелец бизнеса может использовать автоматический или ручной режим подготовки документа.
  • Безопасностью. Электронный инвойс представлен эффективной системой защиты персональных сведений сторон, верификации личности. Это значит, что финансовые транзакции полностью безопасны и защищены от мошенничества.
  • Доверительным сотрудничеством сторон. Заказчик выполняет оплату после получения документа или в срок, указанный в счете, например, по факту выполнения заказа. Эта модель коммерческих взаимоотношений укрепляет доверие между участниками бизнес-процесса.
  • Огромным выбором способов онлайн-оплаты. Пользователь при переходе по ссылке выбирает комфортный платежный инструмент. Это может быть банковская кредитная или дебетовая карта, электронные деньги, QR-оплата, безналичный расчет через бесконтактные системы Google или Apple Pay. Выбор платежных систем осуществляется перед подключением опции.
  • Экономией. Онлайн-инвойсинг облегчает процедуру введения информации, регистрации, сортировки платежных документов.
  • Легкостью контроля оплат. Личный кабинет платежных систем предлагает функцию отслеживания выставленных счетов, поступления средств по электронным документам.

Недостаток технологии – обязательное наличие интернет-соединения. Для выполнения онлайн-платежа необходим доступ к сети, так как финансовые транзакции выполняются через сайт платежной системы. Также минусом электронного инвойсинга является отсутствие анонимности. Все персональные данные плательщика сохраняются в системе, выбранной владельцем бизнеса для выполнения онлайн-оплат.

 

Заключение

 

Электронный или коммерческий инвойсинг подходит для онлайн-бизнеса, e-mail-маркетинга, международных проектов. Этот инструмент позволяет предпринимателям формировать платежные документы, а клиентам – оплачивать товары, услуги непосредственно через СМС, электронное письмо или мессенджер.

Принцип формирования накладных, счет-фактур характеризуется безопасностью для участников коммерческой операции. Фактически оплата осуществляется посредством онлайн-банкинга согласно ранее выставленному продавцом документу. Предприниматель получает доступ исключительно к логину заказчика, а финансовая транзакция выполняется банком, сторонним агрегатором.

Операторы и платежные системы гарантируют полную безопасность продавцам, покупателям, а также стабильность функционирования сервиса. Отправка счетов, накладных, актов сверки выполняется мгновенно. Онлайн-инвойсинг снижает бюджет на формирование, хранение физических документов, увеличивает эффективность бухгалтерии любого предприятия. Это сводит к нулю налоговые риски и возможные ошибки.