Розвиток інтернет-підприємництва призвело до посилення вимог законодавства щодо товарообігу. Різні напрямки бізнесу повинні обрати безпечний прийом платежів за послуги і товари. Тому для підприємців впроваджені касові апарати нового зразка. Об'єднання онлайн-кас позбавить від складнощів при відображенні діяльності фірми і сплаті податків. Це може стати оптимальним рішенням для бізнесменів, покупців та податкових служб.
Що таке онлайн-каса?
Онлайн-каса — термінал, який зберігає і передає за допомогою інтернет-з'єднання інформацію про проведені фінансові операції в податкову службу. Це новий технічний пристрій, що виконує наступні функції:
- створення фіскальних документів;
- передача відомостей через ОФД в податкову інспекцію;
- зберігання інформації про розрахунки за новими правилами, зміст повного обсягу номенклатури.
На облік ставлять лише електронні моделі сучасного зразка з підключенням до інтернету, а також з наявністю фіскального накопичувача. Передача відомостей онлайн про деякі питання розрахунково-касових операцій ОФД і в податкову звільняє підприємця від одноманітної роботи пов’язаною з звітності та касовими операціями. Дані входять вже в перелік фіскальних документів, що відправляються в ФНС.
Відпадає необхідність в планових перевірках податкової служби. Якщо відомості з фіскального накопичувача перестануть надходити до контролюючих органів, тоді перевірки не уникнути.
Онлайн-каса — зручний у використанні інструмент, який, крім прийому платежів, передбачає ряд опцій, недоступних у звичайній касі. Такі пристрої значно полегшують життя підприємцю, орієнтованому на міжнародні ринки збуту. Більш того, з'являється можливість отримати доступ до багатьох банків-еквайєрів в Україні та Європі через єдину інтеграцію.
Можливості електронних кас:
- прийом платежів автоматично, готівкові та безготівкові розрахунки;
- реєстрація, дистанційне зняття з обліку каси;
- онлайн-каси обслуговує тільки виробник;
- можна аналізувати покупки за допомогою особистого кабінету, будувати стратегію з клієнтами, прогнозувати продаж;
- немає необхідності в щорічній обов'язковій перевірці в податковій кожного ККТ.
Серед мінусів можна виділити такі: певні витрати на покупку, підключення техніки, необхідність навчання.
Плюси для покупців:
- інформація про покупку доступна з смс або email-повідомлення;
- зниження ризику покупки контрафактного товару;
- не потрібно зберігати паперові чеки, адже дані накопичуються в електронному вигляді;
- безготівкові розрахунки.
За допомогою функціоналу цього пристрою друкувати можна паперові підтвердження про продаж, а також електронні документи. Будь-яка операція відображається в накопичувачі, потім передається в податкові органи. Для фірми це важлива опція. Кожна платіжна операція буде підтверджена контролюючою структурою.
Історія розвитку
Торговельні підприємства без найманих працівників стали користуватися онлайн-касою з середини 2019 року. Тоді ж почали використовувати ККТ підприємці сфери послуг. У цьому ж році набирає обертів маркування товарів, яке є обов'язковим. Застосовувати інформаційну систему доводиться магазинам, які торгують тютюновими виробами, одягом, взуттям і таким іншим.
Незабаром стався масовий перехід галузей виробництва на обов'язкове маркування. Нововведення торкнулося і роздрібних торгових точок. Магазини, в асортименті яких є сигарети, за допомогою онлайн-каси повинні маркувати товари. Прилад оснащений програмним забезпеченням, пов'язаним з ОФД, і передає коди маркування.
Історія впровадження онлайн-апаратів:
2017 рік:
- 1 лютого — старі каси з ЕКЛЗ не реєструються;
- до 31 березня — перехід всіх торгових точок з продажу алкоголю;
- 1 липня — для ККТ встановлено новий порядок роботи.
Липень 2018 року — ІП, з ССО, організації з найманими працівниками.
З 1 липня 2019 року — всі інші компанії, крім самозайнятих осіб.
До 2021 року відстрочку отримують ІП, що відносяться до категорії самозайнятих громадян, а також ті, хто реалізують власні товари. Решта суб'єктів, які займаються перекупництвом і перепродажем, повинні застосовувати каси. Якщо фірма приймає оплату готівкою, платіжними картами, покупцеві повинен видаватися фіскальний чек по здійсненню розрахункової операції. У разі попередньої оплати онлайн квитанція надається при отриманні замовленого товару.
Інструкція по підключенню
Перш ніж ККТ буде використовуватися для торгових операцій слід провести ряд дій. Насамперед касу необхідно зареєструвати в податковій службі, а також в системі передачі інформації через оператора.
Поетапна реєстрація касового апарату:
- візит до податкової, офіційне заповнення даних на ресурсі ФНС;
- укладення договору встановленої форми з використанням індивідуально завіреного електронного підпису;
- постановка нової техніки на облік;
- настройка параметрів для торговельної діяльності.
Ці дії виконуються вручну, або реєстрацію пристрою виконує фахівець. Важливо правильно підключити прилад. Некоректне введення цифр при реєстрації в податковій інспекції через інтернет призведе до блокування касового апарату. Власник змушений буде знову купувати нове обладнання.
Для підключення необхідно наступне:
- особистий електронний підпис підприємця;
- персональний комп'ютер з виходом в інтернет;
- установлення криптографічної програми.
Також необхідно оформити договір з оператором фіскальних даних. Це посередник між бізнесом і податковою. Інформація відправляється з чеків до ОФД. Далі оператор пересилає фіксовані дані в податкову інспекцію.
Новий касовий пристрій реєструється через особистий кабінет підприємця:
- Заповнюється офіційна заява і підтверджується електронним підписом.
- Після відправки власнику ККТ особистого реєстраційного номера потрібно ввести його на касовому апараті.
- Система видасть звіт про здійснену реєстрацію, який потрібно надіслати до податкової інспекції точно в строк.
Після виконаних дій, не більше ніж через 2 робочих дня, видається картка реєстрації.
Щоб підключити онлайн-касу, потрібно:
- Заповнити реєстраційну форму, подати її до територіального відділення податкової. Допускається оформлення в електронному кабінеті.
- Звернутися в ДПС і отримати цифровий підпис.
- Авторизуватися на офіційному сайті платіжної системи і подати запит на підключення.
Після обробки заявки перевіряється правильність заповнення реєстраційної форми. Якщо все вірно, програма активується. Далі відомості про фінансові операції будуть передаватися через онлайн-касу в податкові органи. Клієнту залишається лише почати прийом платежів за свої послуги і товари, розвивати діяльність та освоювати нові напрямки. Роботу, пов'язану з рухом фінансів, зробить за нього система.
Багато підприємців при підключенні інтернет-каси звертаються до фахівців, які займаються налаштуванням такої техніки. Професіонали підключать прилад за встановленими законодавством правилами.
Особливості з'єднання каси з комп'ютером:
- якщо в комплектації апарату відсутня інструкція, скачайте її на реєстраційному сайті;
- виберіть останні драйвера на ресурсі виробника;
- встановіть сервіс на ПК.
Підключення онлайн-каси до ПК передбачає використання одного джерела для передачі даних. Для підключення до інтернету можна використовувати налаштування встановленого браузера. У деяких приладах вбудована опція передачі фіскальних даних, тому додатково встановлювати її не потрібно.
Щоб підключити онлайн-пристрій до інтернету, необхідно:
- використати кабель або Wi-Fi, активувати режим передачі даних на касовому обладнанні;
- відкрити в меню «Пуск», вибрати опцію «Пристрої та принтери»;
- виконати стандартні дії програми майстра установки.
Після цієї процедури обов'язково потрібно перезавантажити комп'ютер. Далі встановлену техніку тестують, касовий пристрій повинен визначатися автоматично. Потім необхідно зробити будь-яку операцію. Якщо сервер її пропустить, значить обладнання правильно підключено до інтернету.
Нюанси від податкової служби
Основна умова для роботи фінансового ланцюжка — постановка онлайн-каси на облік в податкову службу. Сьогодні процедура спрощена, зареєструвати касовий апарат в ФНС можна з дому. Досить активувати обліковий запис на ресурсі податкового органу. Головна перевага — відсутність держмита. Ви не витрачаєте на процедуру співвідношення ціни і якості.
Однак, щоб поставити касу на облік через інтернет, потрібен електронний підпис. Ним доведеться підписувати документи в особистому кабінеті ФНС. Тут потрібно буде відвідати компетентні організації та сплатити вартість послуги.
Процес видачі підпису виглядає так:
- вам потрібно прийти до засвідчуючого центру і написати заяву на отримання ЕЦП;
- необхідно надати свідоцтво про реєстрацію ІП або ТОВ, ІПН і паспорт;
- далі потрібно оплатити вартість послуги і очікувати пару днів;
- після повідомлення про готовність друку його доведеться забрати, відвідавши центр особисто.
Реєстрація в податковій інспекції має безстроковий період дії. Якщо проводиться заміна фіскального накопичувача, треба внести відомості про новий ФН через особистий кабінет. Це стосується індивідуального номера, який присвоюється приладу. Передача каси іншому власнику передбачає зняття її з обліку. Потім новий власник реєструє її сам.
Є і неприємні моменти для підприємців. Їм загрожують серйозні штрафи за недотримання вимог закону. Сума санкцій залежить від форми власності (ТОВ або ІП) та тяжкості порушення. Повторне ухилення посилюється багаторазовим покаранням.
Працювати без онлайн-каси — не найкраще рішення. У цьому випадку загрожує призупинення діяльності підприємця на строк до трьох місяців. Доведеться заплатити штраф, якщо встановлено обладнання, яке не відповідає новим вимогам закону. Невнесення апарату до реєстру податкової служби, а також невідправлений чек через мережу передбачають накладення санкцій.
З переходом на нову ККТ спостерігався ажіотаж на касові пристрої, фіскальні накопичувачі і підключення через сервісні центри. Відзначаються затримки, перебої в роботі, які траплялися через провину бізнесменів. Якщо ви доведете, що зробили все для того, щоб закон був дотриманий, але окремий пункт не виконано з незалежних від вас причин, штрафу не буде.
Висновки
Після впровадження онлайн-каси основну вигоду отримує держава. Збільшується збирання податків, скорочуються тіньові схеми. На податкових інспекторів знижується навантаження. Тепер для того, щоб перевірити фірму, достатньо клікнути мишкою.
Багато підприємців вже оцінили плюси введення онлайн-кас. Тепер вам або бухгалтеру не потрібно відвідувати податкову особисто, адже візит інспекторів часто супроводжується стресом. При цьому важливо відзначити, що приховані схеми ведення бізнесу залишилися в минулому.
Крім того, касові апарати дозволяють аналізувати фінансові потоки, проводити міжнародні платежі і виконувати інші завдання. Бізнесмени відзначають, що сьогодні працювати стало простіше. Раніше реєстрація ІП вимагала подачі пакету документів та довгого очікування в черзі. Тепер операція займає пару годин, а іноді й менше. Ви можете отримати готові документи, не виходячи з дому.
Робота онлайн-каси стабільна. Єдиною для цього умовою є підключення до швидкісного інтернету. Навіть якщо зв'язок іноді пропадає, інформація накопичується в ФН. При поновленні підключення дані автоматично відправляються. Завислі в електронному форматі касові чеки роздруковуються відразу після усунення проблеми зі зв'язком.
Безготівковий розрахунок зручний. Оплата покупок в інтернет-магазинах без електронних транзакцій неможлива. Тому підприємцям сьогодні необхідні розрахунковий рахунок в банку, онлайн-каса для безготівкової оплати і термінал для пластикових карт, якщо проводиться роздрібна торгівля. Після цього власник компанії може звернутися в організацію, що займається автоматизацією бізнесу для того, щоб налаштувати і підключити обладнання.