Головна / Блог / Інвойсинг: як працює і де використовується?

Інвойсинг: як працює і де використовується?

Сьогодні онлайн-шопінг актуальний для багатьох громадян країн пострадянського простору, а також для громадян Європи і Америки. Замовлення товарів або послуг з миттєвою безготівковою оплатою гарантує багато переваг для покупця і продавця. При цьому фінансові транзакції безпечні, комфортні і швидко виконуються. Для індивідуальних підприємців, представників малого, а також середнього бізнесу це сприяє залученню клієнтів та збільшення обсягів обороту.

Фізичні особи, які вважають за краще покупки онлайн, довіряють платіжним системам. Вони є третьою стороною, гарантом відсутності шахрайських факторів. Для комфорту покупців використовують опцію електронного інвойсингу, яка сьогодні підходить маленьким магазинам, великим торговим майданчикам, оптовикам та рітейлерам.

Інвойсинг: що це?

Поняття «інвойсингу» походить з англійської мови. Invoice перекладається як накладна або рахунок-фактура. У міжнародній економіці електронний інвойсинг означає виставлення покупцю рахунку при здійсненні онлайн-оплати. Сучасні системи виконують процедури за допомогою відправлення СМС на мобільний номер, месенджерів, електронної пошти, а також інших каналів зв'язку. E-Invoicing використовують для формування:

  • платіжних реєстрів;
  • рахунків-фактур;
  • накладних;
  • замовлень на виконання робіт або послуг, доставку товарів;
  • документації на оплату;
  • угод, доповнень до договорів;
  • актів прийому-передачі, звірок, а також інших видів фінансової документації.

Формування документів на оплату відбувається в особистому кабінеті продавця, який представлений на сайті агрегатора. Після закінчення процедури дані відправляються покупцеві. Обов'язково в створеному рахунку вказується посилання на платіжний сервіс, де обирається комфортний спосіб перерахування коштів продавцю.

Фінансові транзакції обробляються виключно процесинговим центром. Кошти зараховуються на зазначені реквізити. Обов'язково система повідомляє покупця про завершення операції переказу коштів на рахунок продавця.

Хто використовує інвойсинг?

E-Invoicing (електронний інвойсинг) — актуальний інструмент для малого, середнього бізнесу, а також для індивідуальних підприємців. Формування електронних документів за допомогою цієї технології підходить для власників інтернет-магазинів, наприклад, у соціальних мережах. Такі торгові платформи не мають повноцінного сайту, але дозволяють відвідувачам купувати будь-які товари або замовляти послуги онлайн.

Зареєстровані користувачі Facebook, Vkontakte, Instagram часто організовують інтернет-магазини, але здійснення оплати з банківської карти на реквізити продавця не завжди викликає довіру, особливо з огляду на збільшення рівня випадків інтернет-шахрайства. Цей спосіб здійснення фінансових транзакцій при онлайн-шопінгу може бути некомфортним для покупця. Наприклад, відсутня здатність використовувати електронні гроші. Інвойсинг для невеликих інтернет-магазинів є ефективним рішенням. Це спосіб запропонувати покупцям безпечні фінансові операції та зручний спосіб безготівкового розрахунку.

Е-Invoicing також підходить підприємцям, які працюють над розвитком свого бізнесу, фрілансерам, у тому числі копирайтерам, web-розробникам, перекладачам, репетиторам, дизайнерам. Онлайн-інвойсинг дозволяє індивідуальним підприємцям легко сформувати рахунок за власну роботу і направити його замовникам. Використання цієї технології не супроводжується необхідністю в наданні персональних даних фрілансером.

Онлайн або комерційний інвойсинг підходить для полегшення роботи медичних організацій, клінік, інтернет-магазинів, бірж фріланса, а також інших видів бізнесу. Часто цю методику формування платіжних документів використовують великі проекти електронної комерції, представники малого або середнього бізнесу, туристичні агентства, компанії-реалізатори квитків, освітні організації. Онлайн-інвойсинг також підходить для фірм, які надають перевагу безготівковому розрахунку з іноземними партнерами (юридичними, фізичними особами).

Принципи роботи інвойсингу

Власникам бізнесу для підключення онлайн-інвойсингу потрібно звернутися до агрегаторів. Деякі фінансові системи пропонують власним партнерам опцію формування типових електронних документів. Генерувати рахунок можна виключно після активації опції, наприклад, через підтвердження існування профілю магазину в соціальній мережі або іншого торгового ресурсу.

Формування електронного інвойсу виконується в особистому кабінеті на сайті платіжного агрегатора. Принцип функціонування e-Invoicing описується такими етапами:

  • продавець заповнює форму, вводить інформацію про замовлені товари або роботи, дані по касі, суми платежу;
  • генерується посилання на платіжний документ;
  • інформація відправляється будь-яким обраним способом: через месенджери, соціальні мережі, електронну пошту або СМС;
  • після отримання повідомлення замовник натискає на посилання для переадресації на сайт стороннього агрегатора;
  • у спеціальне поле вводяться реквізити банківської картки, виконується оплата за замовлені послуги, роботи або товар;
  • після обробки гроші зараховуються на реквізити підприємця (картковий або розрахунковий рахунок продавця).

За функцію генерації рахунків-фактур на оплату замовлень платіжні системи стягують комісію. Розмір винагороди може враховуватися в тарифі на співпрацю з агрегатором або подається окремо. Для зручності власників інтернет-магазину або підприємців, які пропонують приватні послуги, оператор створює деталізовану інструкцію. Документ розповідає, як коректно генерувати рахунок-фактуру та накладну.

Послуга онлайн-інвойсингу також включає:

  • Автоматичну конвертацію. Виставлення платіжного документа в міжнародній валюті, наприклад, в євро, американських доларах, а також може супроводжуватися отриманням коштів в національній валюті.
  • Акумулювання історії сформованих рахунків.
  • Блокування суми на банківській картці замовника або клієнта без миттєвого перерахування на реквізити інтернет-магазину.
  • Масове формування великої кількості платіжних документів, наприклад, щодо покупців одного товару. Продавець завантажує одним файлом дані щодо замовників в особистий кабінет на сайті агрегатора. Платіжна система автоматично генерує рахунок, відправляє інформацію користувачам.
  • Контроль фінансового стану підприємця. Зміна даних та балансу здійснюється миттєво онлайн. Технологія аналізує надходження грошей, зберігає фінансові звіти в будь-якому зручному форматі.

Часто оператори пропонують безкоштовне підключення опції, але з подальшим стягненням комісії. Розмір винагороди залежить від оборотів компанії, виду діяльності, а також інших факторів. Процедура підключення електронного інвойсингу у кожного постачальника послуг представлена ​​по-різному. Вона включає такі стадії:

  • реєстрація на сайті платіжної системи;
  • заповнення заявки із зазначенням e-mail, реєстраційних відомостей, статусу підприємця;
  • укладення договору про співпрацю;
  • інтеграція в особистий кабінет інформації про картковий або розрахунковий рахунок, який відкритий для ведення комерційної діяльності;
  • отримання або надсилання таких персональних даних підприємця як ліцензії, виписки з реєстрів, документа про державну реєстрацію, банківських довідок для проходження верифікації особистості;
  • оператор протягом 24 годин виконує перевірку відомостей, а також активацію прийому онлайн-платежів;
  • інтеграція платіжної системи на торговельний майданчик.

Деякі агрегатори пропонують демоверсію або функцію тестування опції. Це дозволяє власникам інтернет-магазинів, індивідуальним підприємцям та великим юридичним особам вивчити функціонал ресурсу.

E-Invoicing підходить малому і середньому бізнесу з невеликим оборотом, а також великим організаціям. Платіжні агрегатори забезпечують підключення функції онлайн-інвойсингу через web-інтерфейс та інтеграцію в систему обліку компанії. Підпис документів, що генеруються великими торговими платформами, здійснюється електронним способом. Це підтверджує юридичну силу платіжного документа.

Переваги і недоліки інвойсингу

E-Invoicing гарантує багато переваг для продавців, виконавців (мерчантів), а також для замовників. Такий метод формування електронних платіжних документів характеризується:

  • Зручністю. Для виставлення рахунку-фактури або накладної досить використовувати контактний номер телефону або актуальну електронну адресу клієнта.
  • Присутністю двох режимів формування. Власник бізнесу може використовувати автоматичний або ручний режим підготовки документа.
  • Безпекою. Електронний інвойс представлений ефективною системою захисту персональних відомостей сторін та верифікації особистості. Це означає, що фінансові транзакції повністю безпечні і захищені від шахрайства.
  • Довірчим співробітництвом сторін. Замовник виконує оплату після отримання документа або в термін, зазначений в рахунку, наприклад, за фактом виконання замовлення. Ця модель комерційних взаємин зміцнює довіру між учасниками бізнес-процесу.
  • Величезним вибором способів онлайн-оплати. Користувач при переході по посиланню вибирає зручний платіжний інструмент. Це може бути банківська кредитна або дебетова карта, електронні гроші, QR-оплата, безготівковий розрахунок через безконтактні системи Google або Apple Pay. Вибір платіжних систем здійснюється перед підключенням опції.
  • Економією. Онлайн-інвойсинг полегшує процедуру введення інформації, реєстрації, сортування платіжних документів.
  • Легкістю контролю оплат. Особистий кабінет платіжних систем пропонує функцію відстеження виставлених рахунків та надходження коштів за електронними документами.

Недолік технології — обов'язкова наявність інтернет-з'єднання. Для виконання онлайн-платежу необхідний доступ до мережі, оскільки фінансові транзакції виконуються через сайт платіжної системи. Також мінусом електронного інвойсингу є відсутність анонімності. Всі персональні дані платника зберігаються в системі, обраної власником бізнесу для виконання онлайн-оплат.

Висновок

Електронний або комерційний інвойсинг підходить для онлайн-бізнесу, e-mail-маркетингу та міжнародних проектів. Цей інструмент дозволяє підприємцям оформлювати платіжні документи, а клієнтам — оплачувати товари, послуги безпосередньо через СМС, за допомогою електронного листа або месенджера.

Принцип формування накладних та рахунків-фактур характеризується безпекою для учасників комерційної операції. Фактично оплата здійснюється за допомогою онлайн-банкінгу згідно раніше виставленому продавцем документу. Підприємець отримує доступ виключно до логіну замовника, а фінансова транзакція здійснюється банком, стороннім агрегатором.

Оператори і платіжні системи гарантують повну безпеку продавцям, покупцям, а також стабільність функціонування сервісу. Відправлення рахунків, накладних, актів звірки виконується миттєво. Онлайн-інвойсинг знижує бюджет на формування, зберігання фізичних документів та збільшує ефективність бухгалтерії будь-якого підприємства. Це зводить до нуля податкові ризики і можливі помилки.